每到年底，數夫的售后服務工程師都很忙，因為公司規定，年底必須對的自己服務的客戶進行一次ERP使用狀況體檢，并且要上報給企業老板。筆者剛好參加了對一家企業的體檢。這不查沒感覺，一查嚇一跳。這家企業存在的問題還真多。筆者下面將這家企業的業務做一個簡單的介紹，然后再將它們存在的問題做一下分析。各位讀者可以看看，自己企業是否存在這樣的問題。
企業業務背景：
筆者評估的這家企業，是一家臺資企業。其主要從事實木家具的銷售，業務形態主要是外銷。從業務的性質來看，是接單型的生產。接單客戶訂單后，從國內購買材料，然后進行生產和包裝，再出口。廣東作為中國家具出口的大省，這種業務形態的企業還是很多的。故筆者選這樣一個企業進行ERP項目的體檢，具有很大的借鑒性。
問題一：成品編碼直接使用客戶的編碼，只有符合行業的業務才是選型的關健部分之一。現階段國內外ERP廠商提供的產品各式不一樣，針對不同的行業提出了不同的解決方案但并不完整。“術業有專攻”，雖然ERP廠商大肆宣傳ERP可以滿足不碼各種各樣，在企業ERP系統中成品的編碼也是多種多樣。這不利于企業后續信息的管理。如可能不同的客戶之間編號有重復的情況，這是系統所不允許的。
應對措施：
企業之所以要采用客戶的編碼，這主要是考慮到，企業在輸入訂單、產品出貨等多種單據上，都需要使用客戶的編碼。如果使用自己的編碼的話，管理起來不方便。筆者認為這種考慮有一定的道理，但是不全面。畢竟這只涉及到少量的用戶。而企業內部的采購、生產等部門，都希望有一個統一的編碼規則，以方便他們記憶。
在ERP系統中，針對這種情況其實都有現成的解決方案。筆者建議，對于所有的成品，企業要根據自己公司的實際情況，設置一個公司內部的編碼原則。在另一個地方建立‘“廠內外編碼對照表”，這里，用戶可以將客戶的編號在這個字段中輸入。然后在輸入銷售訂單或出貨時，即可以按客戶的編號來輸入、也可以按公司自己的編號來輸。打印PI及Invoice表單時，可以直接打印客戶的編碼。
問題二：銷售訂單號碼采用客戶的訂單號碼這家企業，內部的銷售訂單與客戶的訂單是一一對應的。為了方便起見，他們在銷售訂單編碼時，直接采用了客戶訂單的編碼。在數據量比較少的時候，這種編碼方式并不見得有什么不妥。可是兩三年過去之后，問題就出現了。由于客戶的數量比較多，為此訂單號碼就稀奇古怪。銷售部門、采購部門、生產部門、出貨部門、銷售部門等相關人員在溝通時，就非常的麻煩。在傳遞單據信息時，總需要隨身帶個本子。這對于相互之間的溝通非常不利。
應對措施：
筆者建議，公司內部的單據需要有自己的編碼原則。這不僅僅是溝通上的需要，也是管理上的需要。如出于審計方面的要求，企業內部單據，如銷售訂單，最好有連續的編號。這在后續企業內部審計時，能夠幫助管理者是否有多計或者少計銷售收入。
至于客戶的訂單號碼，在系統中也可以解決。如在銷售訂單上，可以顯示客戶的訂單號碼。然后在出貨時，可以通過銷售訂單轉出貨單作業，將客戶的出貨單號帶到出貨單上。這么做的話，即能夠滿足企業日常辦公的需要，也能夠滿足客戶管理上的要求。
